Für zahlreiche Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht weit mehr als eine rein technische Änderung. Sie zwingt dazu, digitale Abläufe umzusetzen, die bislang häufig vertagt wurden. Wer die Umstellung strategisch angeht, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern kann zugleich Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren und die Finanzübersicht verbessern.
Entscheidend ist dabei nicht ausschließlich die ausgewählte Software. Ebenso wichtig ist, dass die eingesetzten Lösungen ineinandergreifen und die zuständigen Mitarbeitenden gut vorbereitet sind. Die folgenden sechs Tools unterstützen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen und den Wandel für eine umfassendere Digitalisierung zu nutzen.
Sage bildet die Grundlage für einen rechtssicheren Prozess rund um elektronische Rechnungen. Die Lösung unterstützt die in Deutschland erforderlichen Formate ZUGFeRD und XRechnung, erlaubt das elektronische Senden und Empfangen von Rechnungen und sorgt dafür, dass Belege GoBD-konform verarbeitet sowie archiviert werden.
Statt Rechnungen manuell zu erstellen, als PDF zu verschicken und anschließend getrennt in der Buchhaltung zu erfassen, lässt sich der Ablauf mit Sage automatisieren. Von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Verbuchung wird der gesamte Prozess digital abgewickelt. Für Unternehmen, die jetzt auf E-Rechnungen wechseln, schafft Sage eine zentrale Basis für die Umstellung.
Warum das relevant ist: Sage ermöglicht die rechtskonforme Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen von Beginn an, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeit entsteht.
Je stärker Rechnungsabläufe digitalisiert werden, desto höher werden die Anforderungen an Compliance und Datensicherheit. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, bearbeiten und archivieren, müssen gewährleisten, dass ihre Prozesse die Vorgaben der DSGVO und der GoBD erfüllen.
Lösungen wie Vanta oder Secureframe unterstützen dabei, Sicherheitsstandards strukturiert einzuführen, laufend zu kontrollieren und für Audits festzuhalten. Sie machen sichtbar, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und an welchen Stellen noch Maßnahmen erforderlich sind.
Warum das relevant ist: Digitale Rechnungsprozesse verarbeiten sensible Finanzdaten. Ein systematischer Umgang mit Compliance und Datensicherheit verringert Risiken und stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern.
Bevor E-Rechnungsprozesse technisch umgesetzt werden, ist es sinnvoll, vorhandene Abläufe darzustellen und zu verbessern. An welcher Stelle trifft eine Rechnung ein? Wer kontrolliert sie? Wer erteilt die Freigabe? Wie wird sie in die Buchhaltung und anschließend ins Archiv überführt?
Mit Plattformen wie Miro oder Lucidchart können Teams diese Abläufe gemeinsam abbilden, Engpässe identifizieren und künftige digitale Prozesse planen, bevor die technische Implementierung startet. Eine klar ausgearbeitete Prozesslandkarte verhindert, dass neue Software auf bestehende ineffiziente Strukturen aufgesetzt wird.
Warum das relevant ist: Technische Lösungen können ihren Nutzen nur vollständig entfalten, wenn die zugrunde liegenden Prozesse eindeutig definiert und effizient gestaltet sind.
Nicht nur das Versenden und Empfangen von Rechnungen stellt Unternehmen vor Anforderungen. Auch die digitale Erfassung von Belegen für laufende Ausgaben ist für viele Betriebe herausfordernd. Pleo ist eine Plattform für Unternehmensausgaben, über die Mitarbeitende Firmenkarten erhalten und Belege direkt bei der Ausgabe digital erfasst werden.
Die aufgenommenen Daten werden unmittelbar an die Buchhaltungssoftware übermittelt. Dadurch bleiben Ausgaben jederzeit sichtbar, kategorisiert und für Betriebsprüfungen dokumentiert. Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht trägt Pleo dazu bei, auch eingehende Belege vollständig digital abzubilden.
Warum das relevant ist: Eine lückenlose digitale Erfassung von Ausgabenbelegen ergänzt die E-Rechnungspflicht auf der Eingangsseite und ermöglicht ein durchgehend digitales Belegwesen.
Die Umstellung auf E-Rechnungen kann zugleich genutzt werden, um weitere manuelle Tätigkeiten in der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Workflow-Plattformen wie Zapier oder Make verbinden unterschiedliche Systeme miteinander, ohne dass dafür Programmierkenntnisse notwendig sind.
So kann ein eingehender Rechnungsbeleg automatisch kategorisiert, zur Freigabe an die zuständige Person weitergeleitet und nach der Genehmigung direkt in die Buchhaltung übertragen werden. Prozesse, die zuvor mehrere manuelle Schritte umfassten, lassen sich dadurch automatisiert und nachvollziehbar durchführen.
Warum das relevant ist: Automatisierte Workflows senken den manuellen Aufwand in der Rechnungsverarbeitung deutlich und reduzieren Fehler bei wiederkehrenden Abläufen.
Die E-Rechnungsumstellung verändert auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Plattformen mit direkter digitaler Anbindung an das Steuerbüro ermöglichen einen Austausch von Rechnungen und Belegen zwischen Unternehmen und Steuerberater ohne Medienbruch.
DATEV Unternehmen Online ist in Deutschland besonders weit verbreitet. Unternehmen können damit Belege unmittelbar in das System des Steuerberaters hochladen. Das spart Zeit, verringert Rückfragen und hilft sicherzustellen, dass sämtliche steuerrelevanten Unterlagen vollständig verfügbar sind.
Warum das relevant ist: Eine nahtlose digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist ein häufig unterschätzter, aber wesentlicher Bestandteil funktionierender E-Rechnungsprozesse.
Nein. Meist genügt es, die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Software auf eine Version zu aktualisieren, welche die gesetzlich geforderten Formate unterstützt, oder auf eine konforme Lösung zu wechseln. Maßgeblich ist, dass die verwendete Software ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten kann und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt.
Wenn die eingesetzte Software bereits konform ist oder kurzfristig angepasst werden kann, lässt sich die technische Umstellung üblicherweise innerhalb weniger Wochen erledigen. Häufig entfällt der größere Aufwand auf Prozessanpassungen und die Schulung von Mitarbeitenden. Unternehmen, die früh beginnen, haben wesentlich weniger Stress als Betriebe, die bis zur letzten Frist abwarten.
Zunächst betrifft die E-Rechnungspflicht inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Rechnungen ausländischer Lieferanten gelten die deutschen Vorgaben nicht in gleicher Form. Dennoch ist es sinnvoll, auch in diesem Bereich digitale Prozesse einzusetzen, damit die Belegverarbeitung einheitlich und effizient bleibt.
Bei einer korrekt umgesetzten technischen Lösung sind elektronische Rechnungen sicherer als Rechnungen auf Papier. Digitale Signaturen gewährleisten sowohl die Authentizität des Absenders als auch die Unversehrtheit der Inhalte. Darüber hinaus werden sie in zertifizierten Archivsystemen unveränderbar gespeichert und können nicht ohne Weiteres verloren gehen oder zerstört werden.
Kleinunternehmer gemäß Paragraph 19 UStG sind grundsätzlich von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen jedoch elektronische Rechnungen ihrer Geschäftspartner empfangen können. Daher empfiehlt sich auch für Kleinunternehmer die Nutzung einer konformen Lösung.
